En Briones Abogados, un prestigioso bufete dentro de la industria de la práctica legal con un firme compromiso hacia la excelencia y la innovación, estamos en búsqueda de un Auxiliar Administrativo para unirse a nuestro equipo. Esta posición es esencial para asegurar la eficiencia y efectividad de nuestras operaciones internas, ofreciendo soporte administrativo integral. Buscamos candidatos organizados, proactivos y con una sólida ética de trabajo, dispuestos a enfrentar los retos propios de un ambiente dinámico y exigente. Si tienes habilidades excepcionales en gestión del tiempo, atención al detalle y te sientes motivado por contribuir al éxito de nuestro equipo, te invitamos a postularte y ser parte de nuestra historia de éxito en el sector legal.
Tareas
1. Gestión de Calendarios y Plazos:
o Mantener un calendario actualizado de audiencias, vencimientos de plazos y fechas importantes, acuerdos, entregas.
o Recordar a los abogados sobre fechas límite y citas.
2. Comunicación con Clientes y Proveedores en Proyectos Grandes:
o Mantener una comunicación regular con clientes y proveedores para proporcionar actualizaciones sobre el estado de sus casos y reporte a tiempo al cliente.
o Coordinar reuniones y consultas con clientes.
3. Apoyo en Transacciones y Cierres:
o Asistir en la revisión y preparación de documentos para transacciones legales, como fusiones y adquisiciones.
o Coordinar cierres de transacciones y asegurarse de que se cumplan todos los requisitos legales.
4. Gestión:
o Organizar y mantener archivos electrónicos y físicos de documentos.
o Gestionar la indexación y recuperación eficiente de documentos.
o Realizar encargos a proveedores, redacción y envío de informes a clientes, supervisión de proyectos de recuperaciones.
5. Administración de Datos y Tecnología:
o Utilizar herramientas y software legales para gestionar casos y documentos, actualización de base de datos (Salesforce, Holded, Kleos).
o Ayudar en la gestión de bases de datos legales y mantenimiento de las mismas.
Otras Funciones de Administración
1. Gestión de Recursos Humanos:
o Contratación y selección de personal (portales GIPE).
o Mantenimiento de registros de empleados (contacto con gestoría laboral).
o Coordinación de la formación y desarrollo del personal.
o Supervisión de las políticas de recursos humanos y cumplimiento de regulaciones laborales.
2. Gestión de Oficina:
o Coordinación de las operaciones diarias de la oficina.
o Mantenimiento y suministros de la oficina, optimización.
o Coordinación de servicios de limpieza y seguridad.
o Manejo de la correspondencia y las comunicaciones internas.
3. Gestión de Proyectos y Tareas Administrativas:
o Coordinación de proyectos y tareas administrativas.
o Seguimiento y cumplimiento de plazos.
o Organización de reuniones y eventos internos.
4. Atención al Cliente Interno y Externo:
o Atención y asistencia a clientes.
o Coordinación de reuniones y citas con clientes.
o Manejo de quejas y solicitudes de clientes.
5. Gestión de Contratos y Proveedores:
o Revisión y seguimiento de contratos.
o Mantenimiento de registros de contratos y acuerdos.
o Coordinación con abogados y socios para la gestión de contratos.
Funciones de Gestión de Proyectos y Financiero
1. Registro y Control Financiero:
o Registro de transacciones financieras.
o Mantenimiento de registros contables precisos.
o Control de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
2. Facturación y Cobranza:
o Generación y envío de facturas a clientes.
o Seguimiento de pagos y recordatorios de cobranza.
o Resolución de discrepancias y consultas de facturación.
3. Conciliación Bancaria:
o Conciliación de extractos bancarios con registros contables.
o Identificación y seguimiento de transacciones no conciliadas.
4. Elaboración de Informes Financieros:
o Preparación de estados financieros periódicos.
o Análisis de ingresos y gastos.
o Reportes de rentabilidad y presupuesto.
5. Cumplimiento Fiscal y Regulatorio:
o Ayuda a preparación y presentación de declaraciones fiscales.
o Mantenimiento de registros de cumplimiento fiscal.
o Coordinación con contadores externos en impuestos y contabilidad.
6. Gestión de Gastos:
o Control y revisión de gastos operativos.
o Proceso de aprobación y reembolso de gastos de empleados.
o Búsqueda de oportunidades para reducir costos.
7. Planificación Presupuestaria:
o Colaboración en la creación de presupuestos anuales.
o Seguimiento del gasto real en comparación con el presupuesto.
Requisitos
* Experiencia previa como auxiliar administrativo y contable.
* Conocimiento de procedimientos administrativos en despachos de abogados.
* Habilidades en gestión de documentación y archivo en masa.
* Capacidad para trabajar en equipo.
* Dominio de paquete Office y programas informáticos de gestión.
* Valoración de experiencia en ventas/comercial.
Beneficios
* Posibilidad de teletrabajo parcial.
* Remuneración variable por la consecución de objetivos.
* Buen ambiente.
* Despacho pequeño.
¿Quieres formar parte de nuestro despacho? ¡Aplica ahora para ser nuestro Auxiliar Administrativo y únete a Briones Abogados en su misión de proporcionar excelencia legal!
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