MARLEX selecciona para importante multinacional un/a Secretaria Assistant (Inglés Avanzado).
Misión: Dar soporte administrativo y técnico a la dirección.
Funciones:
1. Agenda Directores: Cerrar y convocar reuniones en coordinación con los Directivos y las distintas unidades del negocio, priorizando en función de la urgencia e importancia de los temas a tratar.
2. Organización de reuniones internas y externas (clientes, proveedores, etc.)
3. Conferencias internacionales.
4. Eventos: invitaciones a las convocatorias de comunicación interna. Confirmaciones y control de asistencia.
5. Reserva de salas y supervisión de necesidades y catering.
6. Gestión de pedidos y facturas. Manejo de herramienta interna. Contacto con proveedores, coordinación con el área de compras, resolución de incidencias y seguimiento de presupuesto.
7. Organización de viajes: Directores y equipo. Realizar las peticiones de vuelos y hoteles a través de la herramienta corporativa. Asegurar opciones más económicas, previa aprobación del viaje.
8. Gastos Directores. Gestión a través de SAP Concur.
9. Gestión coches (renovaciones, cambios, taller).
10. Coordinación vacaciones de equipo y días de teletrabajo.
11. Gestión básica de contenidos: Publicación de contenidos regulares o básicos en la intranet. Formatos y traducción de presentaciones y comunicados.
12. Supervisión del buzón genérico de Comunicación Interna.
13. Pedido de material de oficina para el departamento (tarjetas de visita, materiales impresos, etc.).
14. Gestión documental y archivo de materiales del departamento.
15. Atención a visitas tanto internas como externas: Solicitud procedimiento con área de seguridad. Recepción y despedida. Atenderles mientras dure la visita.
16. Atención telefónica: Filtrar llamadas dirigidas a los Directivos, pasar notas de las llamadas a los responsables de cada temática dentro del departamento.
Requisitos:
1. Muy valorable Formación especializada en Secretariado de Dirección.
2. Imprescindible Inglés nivel avanzado (C1-Advanced), se hará prueba de nivel.
3. Excelente manejo del paquete Office.
4. Experiencia en puesto similar mínima 5 años.
5. Deseados conocimientos mínimos de gestión de otras plataformas digitales para gestión de contenidos y conocimiento de la organización y de funciones de comunicación corporativa.
Incorporación inmediata. Persona discreta, autónoma, proactiva.
Se ofrece: Contrato estable. Retribución Bruta Anual: 28k.
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