En Briones Abogados, un prestigioso bufete dentro de la industria de la práctica legal con un firme compromiso hacia la excelencia y la innovación, estamos en búsqueda de un Auxiliar Administrativo para unirse a nuestro equipo. Esta posición es esencial para asegurar la eficiencia y efectividad de nuestras operaciones internas, ofreciendo soporte administrativo integral. Buscamos candidatos organizados, proactivos y con una sólida ética de trabajo, dispuestos a enfrentar los retos propios de un ambiente dinámico y exigente. Si tienes habilidades excepcionales en gestión del tiempo, atención al detalle y te sientes motivado por contribuir al éxito de nuestro equipo, te invitamos a postularte y ser parte de nuestra historia de éxito en el sector legal.
Tareas
1. Gestión de Calendarios y Plazos:
* Mantener un calendario actualizado de audiencias, vencimientos de plazos y fechas importantes, acuerdos, entregas.
* Recordar a los abogados sobre fechas límite y citas.
1. Comunicación con Clientes y proveedores en proyectos grandes:
* Mantener una comunicación regular con clientes y proveedores para proporcionar actualizaciones sobre el estado de sus casos y reporte a tiempo al cliente.
* Coordinar reuniones y consultas con clientes.
1. Apoyo en Transacciones y Cierres:
* Asistir en la revisión y preparación de documentos para transacciones legales, como fusiones y adquisiciones.
* Coordinar cierres de transacciones y asegurarse de que se cumplan todos los requisitos legales.
1. Gestión:
* Organizar y mantener archivos electrónicos y físicos de documentos .
* Gestionar la indexación y recuperación eficiente de documentos.
* Realizar encargos a proveedores, redacción y envío de informes a clientes, supervisión de proyectos de recuperaciones
1. Administración de Datos y Tecnología:
* Utilizar herramientas y software legales para gestionar casos y documentos actualización de base de datos (Salesforce, Holded, Kleos).
* Ayudar en la gestión de bases de datos legales y mangenimiento de las mismas.
OTRAS FUNCIONES DE ADMINISTRACIÓN
1. Gestión de Recursos Humanos:
* Contratación y selección de personal (portales GIPE).
* Mantenimiento de registros de empleados (contacto con gestoría laboral).
* Coordinación de la formación y desarrollo del personal.
* Supervisión de las políticas de recursos humanos y cumplimiento de regulaciones laborales.
1. Gestión de Oficina (correos, RRSS y teléfono),:
* Coordinación de las operaciones diarias de la oficina.
* Mantenimiento y suministros de la oficina, optimización.
* Coordinación de servicios de limpieza y seguridad.
* Manejo de la correspondencia y las comunicaciones internas.
1. Gestión de Proyectos y Tareas Administrativas.( Kleos y Holded):
* Coordinación de proyectos y tareas administrativas.
* Seguimiento y cumplimiento de plazos.
* Organización de reuniones y eventos internos.
1. Atención al Cliente Interno y Externo:
* Atención y asistencia a clientes.
* Coordinación de reuniones y citas con clientes.
* Manejo de quejas y solicitudes de clientes.
1. Gestión de Contratos y proveedores:
* Revisión y seguimiento de contratos.
* Mantenimiento de registros de contratos y acuerdos.
* Coordinación con abogados y socios para la gestión de contratos.
Funciones de Gestión de proyectos y Financiero:
1. Registro y Control Financiero Kleos y Holded:
* Registro de transacciones financieras.
* Mantenimiento de registros contables precisos.
* Control de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
1. Facturación y Cobranza:
* Generación y envío de facturas a clientes.
* Seguimiento de pagos y recordatorios de cobranza.
* Resolución de discrepancias y consultas de facturación.
1. Conciliación Bancaria:
* Conciliación de extractos bancarios con registros contables.
* Identificación y seguimiento de transacciones no conciliadas.
1. Elaboración de Informes Financieros:
* Preparación de estados financieros periódicos.
* Análisis de ingresos y gastos.
* Reportes de rentabilidad y presupuesto.
1. Cumplimiento Fiscal y Regulatorio (apoyo de Pedro Sanchez Serra) :
* Ayuda a Preparación y presentación de declaraciones fiscales.
* Mantenimiento de registros de cumplimiento fiscal.
* Coordinación con contadores externos en impuestos y contabilidad.
1. Gestión de Gastos:
* Control y revisión de gastos operativos.
* Proceso de aprobación y reembolso de gastos de empleados.
* Búsqueda de oportunidades para reducir costos.
1. Planificación Presupuestaria / presentaciones a clientes:
* Colaboración en la creación de presupuestos anuales.
* Seguimiento del gasto real en comparación con el presupuesto.
Requisitos
* Experiencia previa como auxiliar administrativo y contable
* Conocimiento de procedimientos administrativos en despachos de abogados
* Habilidades en gestión de documentación y archivo en masa
* Capacidad para trabajar en equipo
* Dominio de paquete Office y programas informáticos de gestión
* Valoración de experiencia en ventas / comercial
Beneficios
* Posibilidad de teletrabajo parcial
* Remuneracion variable por la consecución de objetivos
* Buen ambiente
* Despacho pequeño
¿Quieres formar parte de nuestro despacho? ¡Aplica ahora para ser nuestro Auxiliar Administrativo y únete a Briones Abogados en su misión de proporcionar excelencia legal!