Acciona en su línea de negocio de Agua, precisa incorporar una persona en su equipo de Documentalistas.
Misión:
Optimizar la gestión documental en los proyectos de ingeniería, asegurando la correcta aplicación de procedimientos, el cumplimiento de los flujos de aprobación y la eficiencia en la coordinación interna entre departamentos.
* Reporte de estados.
* Uso de los sistemas de SGD asignados a los proyectos.
* Durante la fase de arranque del proyecto, preparación de los listados de documentos (ingeniería + otros).
* Actualización de los documentos de control acorde a la dinámica diaria del proyecto.
* Mantener actualizados los archivos de control de proyecto (lista de entregables, lista de comunicaciones, listas de proveedores, documentos de compra y seguimiento de proveedores, etc.), acorde a la dinámica diaria del proyecto (entrega, comentarios, revisiones, estado, etc.).
* Procedimiento de codificación de documentos, plantillas de documentos.
* Formación de los usuarios en el sistema de gestión documental seleccionado para el proyecto.
* Control de comunicaciones con el Cliente/Ingeniería del cliente.
* Coordinación con el departamento de Gestión de Conocimiento en la implantación de nuevas aplicaciones en Documentum (flujos de trabajo, informes propios, etc.).
* Asistir a los técnicos de "expediting" en la codificación de los documentos de "vendor" (técnicos y de calidad) cuyo destino final sea la aprobación del cliente/ingeniería.
* En caso de existir, mantener comunicación con los documentalistas locales asegurando que los documentos se entreguen correctamente.
* Formación de los documentalistas locales.
* Gestión de altas y bajas en el sistema de gestión documental y gestión de permisos para los usuarios.
* Preparación y gestión de los envíos de documentación (Transmittal), incluyendo la preparación de la Hoja de Envío correspondiente y verificación de la codificación correcta de los documentos.
* Reportar el avance de ingeniería al responsable de Ingeniería y al Planificador.
* Verificar la correcta carga de información en SDG de acuerdo con los requisitos de Proyecto.
* Realizar la distribución electrónica de la documentación a través de SDG de acuerdo a matriz.
* Realizar informes periódicos del estado de la documentación. Este tipo de informes se generan en SDG de forma estandarizada para todos los proyectos.
* Cargar en el SDG la Información de Referencia relativa al Proyecto (Especificaciones, estándares...).
* Gestionar la correspondencia relativa a control de documentación.
* Dar soporte al Responsable del proyecto en la preparación de los informes de avance de obra.
* Cargar en el sistema de gestión documental interno (Documentum) con la información de ingeniería de proyectos finalizados.
Requisitos:
* Grado Superior Administrativo o formaciones relativas a archivo y gestión documental.
* Grado en Información y Documentación.
* Ciclo Formativo de Grado Superior en Documentación.
* Años de experiencia requerida: 3-5 años en puesto similar.
* Áreas de experiencia requerida: gestión de documentación, preferiblemente en proyectos de ingeniería y/o construcción.
* Disponibilidad para viajar: Posibilidad de viajes de corta duración.
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