COD: POL Y PROC
GESTION RECURSOS FECHA DE VIGENCIA
PERFIL DE CARGOS Y FUNCIONES 2021-03-18
VERSIÓN: PAG
13
FECHA (DD/MM/AAAA)
CENTRO OPERACIÓN 001 MEDELLIN 005 BUCARAMANGA 009 NEIVA 013 CUCUTA
(MARQUE CON UNA X)
002 BOGOTA 006 PEREIRA 010 VALLEDUPAR 014 CARTAGENA
003 CALI 007 MANIZALES 011 SINCELEJO 015 MONTERIA
004 BARRANQUILLA 008 IBAGUE 012 ARMENIA
INFORMACION DEL CARGO
TITULO DEL CARGO AUXILIAR CONTABLE
PROCESO GESTION PEDIDOS-CARTERA-CONTABLE
OBJETIVO CARGO RESPONDER POR EL CUMPLIMIENTO DE LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS EN EL PROCESO DE GESTION
PEDIDOS (CARTERA-FACTURACION-CONTABLE), CONTROLANDO EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS EN LOS MANUALES DE LA COMPAÑIA Y REQUISITOS LEGALES VIGENTES CON EL FIN DE OPTIMIZAR EL MANEJO DE LOS RECURSOS.
REPORTA A DIRECCION CONTABLE/GERENCIA GENERAL
AUTORIDAD NO APLICA
REQUERIMIENTOS DEL CARGO
RANGO EDAD OPTIMO IGUAL O SUPERIOR A 20 AÑOS
EDUCACION BASICA
PRIMARIA PROFESIONAL
BACHILLERATO X GESTION ADMINISTRATIVA
TECNICO (4SEM) MAESTRIA
TECNOLOGICO (6SEM)
EDUCACION OPTIMA TECNOLOGO EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS O AREAS AFINES
FORMACION OPTIMA CONOCIMIENTO:
- NORMA ISO 9001:2015
- MANEJO DE CARTERA Y TESORERIA
- MANEJO DE SISTEMA OFFICE (WORD, POWER POINT, EXCEL)-NIVEL MEDIO
EXPERIENCIA OPTIMA 2 AÑOS EN AREAS DE CARTERA O COBRO
ROLES, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO
GESTION PEDIDOS
RESPONDER POR LA GESTION EFICAZ DEL PROCESO DE "GESTION DE PEDIDOS", SEGÚN LAS POLITICAS DE MANUALES DE LA COMPAÑÍA.
RESPONDER POR EJECUTAR Y CONTROLAR EFICAZMENTE EL PROCESO DE GESTION DE PEDIDO - APROBACION PEDIDOS, VERIFICANDO EL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS:
- DESCUENTOS PRONTO PAGO
- ESTADO DE CUENTA DEL CLIENTE
- HISTORIAL CREDITICIO DEL CLIENTE
- DESCUENTOS POR ARTICULO VERIFICANDO COTIZACIONES Y DEMAS
- APLICACION DE TABLA DE FLETES
- INFORMACION ACTUAL DEL CLIENTE, ENTRE OTROS
CUMPLIENDO LOS REQUISITOS DOCUMENTALES ESTABLECIDOS EN LAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD TALES COMO: ORDENES DE COMPRA, DOCUMENTOS DE CREDITO, FORMATO PROTECCION DE DATOS, PAGARE, Y DEMAS, ASUMIENDO LOS PERJUICIOS/VALORES EN QUE LA EMPRESA INCURRA POR EL INCUMPLIMIENTO DE LOS MISMOS.
RESPONDER POR EJECUTAR Y CONTROLAR EFICAZMENTE EL PROCESO DE GESTION DE PEDIDO - FACTURACION, VERIFICANDO EL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS:
- FACTURACION/ANULACION FACTURAS
- DEVOLUCION DE MERCANCIA
- NOTAS CREDITO
- CAMBIOS EMPAQUE/PRESENTACION
- TRASLADOS
- SALIDAS EN DEMOSTRACION/ENTRADAS EN DEMOSTRACION
CUMPLIENDO LOS REQUISITOS DOCUMENTALES ESTABLECIDOS EN LAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD TALES COMO: CONSECUTIVO, ORDENES DE COMPRA, COMPROBANTES DE EGRESO, FIRMA DEL CLIENTE E INTERNAS QUE CORRESPONDAN, VALIDEZ, ASUMIENDO LOS PERJUICIOS/VALORES EN QUE LA EMPRESA INCURRA POR EL INCUMPLIMIENTO DE LOS MISMOS.
RESPONDER POR EL CUMPLIMIENTO DE LAS POLITICAS DE PRECIOS Y DESCUENTOS DE LA COMPAÑIA EN EL PROCESO DE PEDIDOS, REQUISITOS DE NEGOCIACION APROBADOS EN LAS MATRICES DE PRECIOS O AUTORIZACIONES EMITIDAS POR LA GERENCIA Y LA CORRESPONDIENTE ORDEN DE COMPRA DE LA ENTIDAD.
RESPONDER INFORMAR INMEDIATAMENTE A LAS DEMAS REGIONALES/ASESORES EL ESTADO DE LOS PEDIDOS Y SU FACTURACION.
RESPONDER POR ACTUALIZAR DIARIAMENTE LOS MAESTROS DE PRECIOS MEDIANTE COMUNICACIONES A LOS ASESORES COMERCIALES.
RESPONDER POR LA VERAZ INFORMACION DE LOS CLIENTES VERIFICANDO EL CUMPLIMIENTO DE LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS EN LOS MANUALES DE LA COMPAÑÍA.
CUMPLIR LA META DE INDICADORES DE MEDICION DE RENDIMIENTO ESTABLECIDA PARA EL PROCESO TALES COMO: GESTION DE COBRO Y DEMAS ASIGNADAS AL AREA.
PROPONER ACCIONES DE PREVENTIVAS, MEJORA, Y CORRECTIVAS.
GESTION PEDIDOS-CARTERA
RESPONDER POR EL PROCESO EFICAZ DE GESTION PEDIDOS-"CARTERA", VERIFICANDO EL CUMPLIMIENTO DE TODOS LOS REQUISITOS:
- FACTURAS/ANULACION FACTURAS
- RECIBOS DE CAJA CON SU RESPECTIVO SOPORTE DE CONSIGNACION
- COMPROBANTES DE EGRESO
- CRUCES DE CARTERA
- NOTAS DEBITO POR INTERESES
- NOTAS POR CHEQUES DEVUELTOS
- NOTAS CREDITO
- DOCUMENTOS MANEJO CLIENTES JURIDICOS/PREJURIDICOS.
REQUISITOS DOCUMENTALES: CONSECUTIVO, FIRMA DEL CLIENTE E INTERNAS QUE CORRESPONDAN EN CADA DOCUMENTO, VALIDEZ, HACIENDO CUMPLIR LOS MANUALES DE LA COMPAÑÍA Y LOS PROCEDIMIENTOS, ASUMIENDO LOS PERJUICIOS EN QUE LA EMPRESA INCURRA POR EL INCUMPLIMIENTO DE LOS MISMOS.
HACER EL ESTUDIO DE CRÉDITO INCLUYENDO EL ANALISIS FINANCIERO PARA LA ASIGNAR LOS CUPOS, VERIFICANDO LA INFORMACION DE RESPALDO DE LOS CLIENTES, TENIENDO EN CUENTA LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS EN LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA COMPAÑÍA.
APROBAR, ANALIZAR Y EVALUAR LOS PEDIDOS DE LOS CLIENTES DE ACUERDO A LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA COMPAÑÍA, EFECTUANDO REVISIÓN DE LOS ESTADOS DE CUENTA, ANTIGÜEDAD, HISTORIA PAGO, CUPOS ETC.
HACER MEDIANTE VISITAS PERSONALES OFICIOS Y/O LLAMADAS LAS CONCILIACIONES.
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