Clap Ibiza is seeking a detail-oriented Cost Controller & Financial Assistant to oversee financial operations, ensure compliance with group financial policies, and optimize cost control. The role requires close collaboration with the General Manager, accounting team, and suppliers to maintain accurate financial records and support operational efficiency.
Inventario y Control de Costos:
* Cargar y gestionar regularmente los datos en Supy (sistema de inventario) para garantizar un seguimiento preciso de los niveles de stock.
* Supervisar los conteos de inventario mensuales y asegurar una correcta conciliación de existencias.
* Preparar y enviar el informe de COGS (Coste de Bienes Vendidos) antes del 28/29 de cada mes.
* Investigar cualquier discrepancia entre los costos teóricos y reales, proporcionando información para minimizar pérdidas.
* Trabajar proactivamente en la reducción de desperdicios e ineficiencias de costos, siguiendolas directrices del Gerente General.
Cuentas por Pagar y Compras:
* Escanear y enviar las facturas al equipo de contabilidad de manera oportuna para su procesamiento.
* Seguir el sistema PR/PO (Solicitud de Compra/Orden de Compra) implementado por el grupo, asegurando que todas las compras y pagos cumplan con los protocolos de la empresa.
* Coordinar con proveedores para facilitar pedidos, gestionar relaciones comerciales y garantizar pagos puntuales.
* Asistir al equipo financiero de la oficina central en la gestión del flujo de caja y pagos del establecimiento, según sea necesario.
Cumplimiento Financiero y Reportes:
* Coordinar con el equipo contable para garantizar el mantenimiento oportuno de cuentas y registros fiscales.
* Supervisar el pago de propinas y cargos por servicio, asegurando el cumplimiento de las políticas internas.
* Gestionar el cumplimiento financiero relacionado con los empleados, incluyendo beneficios de fin de servicio, contribuciones y pagos obligatorios.
* Garantizar el adecuado mantenimiento de registros y la custodia de activos fijos, rastreando movimientos, adiciones y bajas.
* Asegurar la adherencia a la matriz de delegación de autoridad, mandatos bancarios y políticas de cumplimiento del grupo.
Auditorías e Inspecciones Sorpresa:
* Supervisar y facilitar inspecciones sorpresa y auditorías internas/externas según lo solicitado por la oficina central.
* Abordar cualquier hallazgo de auditoría implementando acciones correctivas en coordinación con operaciones y finanzas.
Soporte Operativo y Ad-Hoc:
* Apoyar a los equipos de operaciones y finanzas en tareas financieras adicionales o proyectos especiales según sea necesario.
* Colaborar con la dirección para impulsar mejoras en los procesos y optimizar la eficiencia financiera del establecimiento.
Key Responsibilities:
Inventory & Cost Control:
* Regularly upload and manage data in Supy (inventory system) to ensure accurate tracking of stock levels.
* Supervise monthly inventory counts and ensure correct stock reconciliation.
* Prepare and send the COGS (Cost of Goods Sold) report by the 28th/29th of each month.
* Investigate any discrepancies between theoretical and actual costs, providing insights to minimize losses.
* Work proactively on reducing wastage and cost inefficiencies, following guidance from the General Manager.
Accounts Payable & Procurement:
* Scan and send invoices to the accounting team promptly for processing.
* Follow the PR/PO (Purchase Request/Purchase Order) system implemented by the group, ensuring all purchases and payments adhere to company protocols.
* Liaise with suppliers to facilitate orders, manage supplier relationships, and ensure timely payments.
* Assist the head office finance team in managing outlet cash flow and payments, as required.
Financial Compliance & Reporting:
* Coordinate with the accounting team to ensure timely maintenance of accounts and tax records.
* Monitor the payment of tips and service charges, ensuring compliance with internal policies.
* Oversee employee-related financial compliance, including end-of-service benefits, contributions, and statutory payments.
* Ensure proper record-keeping and safeguarding of fixed assets, tracking movements, additions, and disposals.
* Maintain adherence to the delegation of authority matrix, bank mandates, and group compliance policies.
Audits & Spot Checks:
* Supervise and facilitate spot checks and internal/external audits as requested by the head office.
* Address any audit findings by implementing corrective actions in coordination with operations and finance.
Ad-Hoc & Operational Support:
* Support the operations and finance team with any additional financial tasks or special projects, as needed.
* Collaborate with management to drive process improvements and enhance financial
* efficiency within the outlet.
Requirements
* Grado en Finanzas, Contabilidad, Administración de Empresas o un campo relacionado.
* Más de 2 años de experiencia en un rol financiero o contable, preferiblemente en la industria de hostelería o F&B.
* Familiaridad con sistemas de gestión de inventario (por ejemplo, Supy).
* Sólido conocimiento en control de costos, reportes financieros y procesos de compras.
* Excelente atención al detalle y habilidades analíticas para investigar variaciones financieras.
* Capacidad para trabajar bajo presión y gestionar múltiples tareas de manera eficiente.
* Fuertes habilidades de comunicación e interpersonales para interactuar con proveedores, equipos contables y la dirección.
* Dominio de Microsoft Excel y herramientas de análisis financiero.
* Fluidez en inglés
* Bachelor’s degree in Finance, Accounting, Business Administration, or a related field.
* 2+ years of experience in a finance or accounting role, preferably in the hospitality or F&B industry.
* Familiarity with inventory management systems (e.g., Supy).
* Strong understanding of cost control, financial reporting, and procurement processes.
* Excellent attention to detail and analytical skills to investigate financial variances.
* Ability to work under pressure and manage multiple tasks efficiently.
* Strong communication and interpersonal skills to liaise with suppliers, accounting teams, and management.
* Proficiency in Microsoft Excel and financial analysis tools.
* Fluency in English. Fluency in Spanish is a must.