Descripción
Qué estamos buscando?
Buscamos un / a Office Manager o Secretario / a de Dirección que tendrá como misión facilitar el funcionamiento eficiente de la oficina en los ámbitos administrativos, organizativos y de apoyo a la Dirección.
Cuáles serán las funciones / responsabilidades del puesto?
* Proporcionar apoyo administrativo y logístico al Consejero Delegado y sus reportes directos según necesidades: elaboración de información, coordinación de agenda, etc.
* Elaborar documentos: cartas, presentaciones, reportes, traducciones.
* Editar la documentación de la empresa, fotocopias, encuadernaciones, etc.
* Buscar la información demandada: informes comerciales, fichero de altos cargos, etc.
* Organizar eventos y reuniones.
* Apoyar la gestión administrativa general de la empresa: control de las vacaciones de los empleados, control de la flota de vehículos, reparto de nóminas, de cheques restaurante, gestión de la sala de reuniones, etc.
* Organizar las solicitudes de desplazamientos de la plantilla y tramitar con la agencia de viajes las reservas de vuelos, trenes y hoteles, alquiler de vehículos, restaurantes, etc. informando a los interesados.
* Atender la recepción de la empresa, a través de los diferentes medios: físicamente, teléfono, correo electrónico, fax, etc.
* Atender a las visitas.
* Centralización de la correspondencia de entrada y de salida.
* Tramitar pedidos de catering para eventos, reuniones y formaciones, obteniendo los presupuestos necesarios, informando a los solicitantes.
* Mantener al día el archivo documental general.
* Gestionar el aprovisionamiento de material de oficina.
Qué ofrecemos?
* Integración en una empresa dinámica, con una plantilla de profesionales de alto nivel.
* Buen ambiente de trabajo.
* Jornada intensiva de verano.
* Horario flexible.
* Beneficios sociales (tickets restaurante o equivalentes).
* Contrato indefinido con periodo de prueba de 3 meses.
* Incorporación inmediata.
Cuáles son los requisitos?
* CUALIFICACIONES: Secretariado o formación equivalente con un mínimo de bachillerato.
* Imprescindible dominio de francés y de inglés.
* EXPERIENCIA: Mínimo 5 años como secretaria de dirección.
* CONOCIMIENTOS: Idiomas: inglés y francés nivel alto (C1), Secretariado o experiencia equivalente, Ofimática a nivel de usuario, Conocimientos sobre las normas de calidad y medio ambiente: UNE-EN ISO9001, ISO140001 y norma 9120 / 9110.
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