Desde Momentum Worldwide estamos buscando un Office Manager altamente organizado y proactivo para unirse a nuestro equipo. El candidato ideal será responsable de la gestión diaria de las operaciones de la oficina, asegurando que todo funcione de manera fluida y eficiente.
Este rol es fundamental para apoyar a nuestros equipos de cuentas, creativos y de producción, creando un ambiente de trabajo dinámico y eficiente.
Funciones:
Gestionar las operaciones diarias de la oficina, incluyendo la coordinación de actividades, el mantenimiento de la infraestructura y el suministro de recursos.
Administrar las agendas de la oficina, coordinando reuniones internas, citas y eventos.
Supervisar el mantenimiento de las instalaciones de la oficina, garantizando un entorno limpio, organizado y funcional.
Gestionar el inventario de suministros de oficina y realizar pedidos según sea necesario.
Apoyar en la organización de eventos corporativos, reuniones de equipo, y otros eventos relacionados con la agencia.
Actuar como punto de contacto para proveedores y servicios externos cuando se necesite.
Coordinar la gestión de equipos tanto internamente como con la integración con la oficina de UK.
Asegurar el cumplimiento de las políticas y procedimientos administrativos de la empresa.
Apoyar en la gestión de la documentación y la organización de archivos internos.
Proveer soporte administrativo general para el control de la facturación, los JOBs, así como las órdenes de compra y pagos a proveedores.
Responsabilidades:
Gestión y asignación de recursos: Trabajar con líderes de departamento para asignar recursos adecuados a proyectos en curso y futuros, supervisando disponibilidad y brechas de talento.
Seguimiento y comunicación: Liderar reuniones semanales de asignación, mantener contacto diario con el ECD y comunicar claramente las asignaciones al equipo, asegurando su cumplimiento.
Análisis y optimización de recursos: Utilizar datos para analizar tendencias, brechas y exceso de capacidad en los recursos, proponiendo soluciones y mejoras.
Gestión de talento freelance: Identificar necesidades de freelancers, gestionar su contratación, disponibilidad, tarifas y mantener relaciones sólidas con la comunidad de talento externo.
Colaboración con Operaciones y Finanzas: Asegurar el cumplimiento de procesos de onboarding para empleados y freelancers, garantizando pagos oportunos y siguiendo procedimientos estándar.
Mejora de procesos: Identificar oportunidades de optimización en la gestión de recursos y colaborar con los equipos relevantes para implementar mejoras eficientes.
Requisitos:
Título universitario en Administración, Relaciones Laborales o afines (preferible).
Mínimo 2-3 años de experiencia en un puesto similar, preferentemente en una agencia de publicidad o entorno creativo.
Habilidades excepcionales de organización, gestión del tiempo y atención al detalle.
Capacidad para manejar múltiples tareas y prioridades en un entorno dinámico.
Excelentes habilidades de comunicación, tanto escritas como verbales.
Dominio de herramientas de ofimática (MS Office, Google Suite) y conocimientos básicos de gestión de redes sociales.
Capacidad para trabajar de manera independiente y en equipo.
Enfoque proactivo para resolver problemas y gestionar la logística diaria.
Alto nivel de inglés hablado, trabajarás en un entorno internacional.