Las principales responsabilidades del analista de exportaciones son procesar pedidos y coordinar la logística de estos. Las tareas incluyen la gestión de la distribución de los pedidos, el seguimiento de la mercancía servida, la colaboración y el trabajo para mejorar la productividad cumpliendo a la vez los objetivos de ventas de la empresa, la reducción de costes en permanente comunicación con la dirección del departamento. Es la persona responsable de toda la documentación relacionada con las exportaciones trabajando directamente con el equipo de exportaciones y los departamentos de compras, logística y almacén.
El Analista de Exportación es responsable de gestionar las operaciones diarias, coordinar los pedidos y el movimiento de productos fuera del país de acuerdo con la política y los procedimientos de la compañía estando conforme a la legislación local, nacional e internacional pertinente. Las responsabilidades incluyen la capacidad de trabajar de forma independiente en cuentas y proyectos asignados, la utilización de recursos externos, la mejora de procesos si procede, y el apoyo al cliente en la resolución de cualquier incidente relativo al proceso de pedidos.
Funciones y responsabilidades:
1. Recibir, analizar, confirmar y procesar pedidos de cuentas de exportaciones de clientes B2B.
2. Asistir a KAM con pedidos de países prime durante el desplazamiento de estos.
3. Coordinar cualquier solicitud o requisito especial para pedidos con el departamento.
4. Una vez aprobadas las proformas, convertirlas en pedidos y enviar para preparación.
5. En caso de cliente prepago, solicitar y confirmar el abono del pedido para enviar.
6. Revisar el estado de los pedidos y los requisitos: comprobar si los pedidos requieren certificados como Fitosanitario, Ausencia de lácteos, Orgánico, certificado libre venta, etc.
7. Seguimientos de pedidos e informar al cliente y al departamento de salida, llegada o cualquier retraso.
8. Programar la entrega con transitarios, agentes y empresas 3PL.
9. Para pedidos de contenedores completos, programar y hacer seguimiento del booking en coordinación con el departamento de compras.
10. Para recogidas y entregas nacionales, coordinar con logística y almacén y los consolidadores externos de almacenes/mercancías.
11. Solicitar o crear documentación (si procede) para el cliente, como factura, lista de empaquetado, origen o Packing List, códigos HS.
12. Solicitar y hacer seguimiento del envío toda la documentación requerida por clientes.
13. Proporcionar al cliente B2B las especificaciones de los productos necesarias.
14. Coordinar las entregas directas desde las instalaciones de fabricación (desde Sevilla, República Dominicana, Puerto Rico, Miami, etc.).
15. Reclamar el pago de facturas vencidas a clientes Prime.
16. Proporcionar apoyo e informes solicitados al departamento de exportaciones.
17. Apoyo en la gestión de reservas para desplazamientos y viajes del departamento.
18. Atención al cliente departamentos de exportaciones:
1. Atender llamadas de solicitudes.
2. Responder a consultas de clientes B2B.
3. Responder a solicitudes del portal y analizar cliente potencial haciendo la primera criba.
19. Apoyo con gestiones generales del departamento (ferias, rueda de compradores, formaciones, degustaciones, etc.).
20. Apoyo con reuniones departamentales y minutas.
Requisitos:
1. Preferiblemente estudios relacionados con exportación o administración.
2. Preferiblemente experiencia laboral o formación en logística internacional, cadena de suministro o gestión de operaciones.
3. En línea con trabajo bajo presión, orientado a resultados, capacidad organizativa y capaz de trabajar de forma independiente.
4. Capacidad demostrada para identificar problemas y aplicar medidas correctivas con un seguimiento.
5. Capacidad para llevar a cabo tareas cotidianas utilizando diversos sistemas informáticos de la empresa.
6. Competencias en Microsoft Word, Excel y PowerPoint.
7. Conocimiento medio de inglés. (otros idiomas son una ventaja).
8. Nacionalidad o permiso de trabajo de la Unión Europea.
Relaciones internas clave:
1. Departamento Financiero.
Relaciones exteriores clave:
1. Distribuidores actuales y potenciales.
2. Gestores de los distribuidores B2B.
3. Consumidores.
4. Proveedores.
5. Navieras, empresas de exportación y logística.
6. Institutos de Comercio Exterior.
7. Cámaras de Comercio Internacionales.
8. Asociaciones de Importadores / Exportadores.
9. Embajadas de países donde realizamos exportaciones.
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