Vacante: Responsable de Secretaría Técnica – Área de Congresos
Ubicación: Madrid ó Sevilla.
Departamento: Congresos
beon. Worldwide es un grupo internacional líder en la creación de experiencias únicas y transformadoras. Nuestro reciente Área de Congresos se dedica a diseñar, promover, producir e implementar eventos propios, posicionándonos como referentes en el sector. Entre nuestros proyectos destacan el Sun&Blue Congress (Blue Innovation Congress), que en 2025 celebrará su tercera edición, el movimiento OCHO enfocado en la lucha contra el cáncer, y CTX, un evento tecnológico innovador, junto con otros congresos en desarrollo.
Descripción del puesto:
El/La Responsable de Secretaría Técnica será una figura clave en la gestión integral de congresos, asegurando una comunicación eficiente y una coordinación impecable entre todas las partes implicadas: ponentes, comités y participantes. Buscamos a una persona apasionada por los eventos, meticulosa y con visión de crecimiento para consolidar esta área estratégica en beon. Worldwide.
️ Principales responsabilidades:
* Gestión de bases de datos: Crear, actualizar y organizar información clave sobre participantes, ponentes y asistentes al congreso.
* Programa científico: Colaborar estrechamente con el comité organizador para mantener el programa actualizado y en línea con los objetivos del congreso.
* Atención a ponentes: Establecer comunicación continua y personalizada con los ponentes para coordinar necesidades, logística y documentación.
* Gestión de viajes: Coordinar traslados, alojamiento y cualquier detalle relacionado con la participación de los ponentes.
* Relación con comités: Mantener una comunicación fluida con el comité organizador y otros comités implicados, asegurando el cumplimiento de objetivos y tiempos.
* Inscripciones: Supervisar y gestionar el proceso de inscripción de asistentes, resolviendo incidencias y garantizando una experiencia óptima.
* Facturación y control administrativo: Asegurar la correcta emisión de facturas y el cumplimiento de los procesos administrativos del evento.
* Soporte en el evento: Participar activamente en la ejecución del congreso, resolviendo incidencias y apoyando al equipo en tareas operativas.
️ Requisitos:
* Idiomas:
* Inglés bilingüe (indispensable).
* Se valorará positivamente el conocimiento de otros idiomas.
* Experiencia:
* Mínimo 5 años en un puesto similar, preferiblemente en gestión de congresos o eventos.
* Habilidades técnicas:
* Dominio de herramientas de gestión de bases de datos y software de eventos.
* Conocimientos en facturación y gestión administrativa.
* Perfil personal:
* Orientación al detalle y excelente capacidad de organización.
* Excelentes habilidades de comunicación y capacidad de trabajo en equipo.
* Proactividad, flexibilidad y capacidad para trabajar bajo presión.
* Ganas de crecer y consolidar esta área de negocio en un entorno dinámico.
Ofrecemos:
* Flexibilidad de horarios.
* Retribución competitiva en función de las características y experiencia profesional aportadas, además de otros beneficios adicionales como modelo híbrido de trabajo, flexibilidad horaria, crecimiento profesional, paquete formativo, más dos meses completos de jornada intensiva en verano, 22 + 1 días de vacaciones laborales.
* Oficinas diáfanas, luminosas y con salas que tienen su encanto propio.
* Buen ambiente de trabajo con un equipo multidisciplinar, contando además con la producción en casa (carpintería, impresión gráfica, AV, mobiliario...)
* La inteligencia artificial en todos los departamentos para impulsar la innovación y la eficiencia, ofreciendo a los equipos un entorno de trabajo tecnológicamente avanzado y lleno de oportunidades
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