* Gestión y coordinación de la agenda a nivel nacional e internacional (equipos locales, internacionales, cross functional teams, clientes externos, etc.)
* Organización y coordinación de reuniones nacionales e internacionales, tanto online como presenciales: coordinación de todos los materiales necesarios, coordinación de las agendas de los asistentes y asegurar una ejecución excelente.
* Organización de viajes (todas las tareas administrativas que conlleva según la casuística de cada uno).
* Filtro de llamadas.
* Liquidación de Visas, Gastos, etc.
* Coordinar tareas departamentales generales que se le requieren, como:
* Cambio Layout.
* Coordinación con General Services (impresión de posters para oficinas, decoración salas, velar por tener un orden y limpieza en el dpt).
* Todas las tareas administrativas derivadas del puesto de trabajo (pueden variar según las necesidades del negocio).
Cualidades Necesarias:
Para un buen desempeño del puesto de trabajo debe ser una persona organizada, proactiva, con iniciativa y con buenas habilidades comunicativas, que sepa priorizar para facilitar el trabajo diario del SVP.
Debe saber establecer buenas relaciones con todos sus colaboradores directos y superiores, así como con las assistants de otros países para ayudarle a conseguir sus objetivos.
Para REVLON PROFESSIONAL – AMERICAN CREW - CND:
* Realización de los pedidos de bienes y servicios SAP.
* Resolución de incidencias de facturas (VIM SAP), pagos a proveedores, pagos anticipados, etc. de Revlon Prof., American Crew y CND.
* Coordinación diaria con el Financial Controller para garantizar que los procesos de la compañía se cumplen y se ejecutan correctamente (MDG, TOA, Política Viajes, …) así como seguimiento del Budget por marcas / PO’s.
* MDG Process: Realizar todo el proceso de altas, extensión y modificación de proveedores, desde su inicio a fin, realizando el seguimiento exhaustivo para no incurrir en retrasos.
* TOA Process: Grabar en el sistema todos los TOA’s del dpto. asegurando así que se adjunta la documentación necesaria y el control de todos los TOA’s solicitados, así como realizar el seguimiento e ir contactando con los approvers en caso de que se esté dilatando la aprobación.
* Vacaciones del Dpt.: Elaboración, seguimiento y control del calendario anual de todas las personas del dpt. (+ / - 30 pax) para garantizar que el dpt. siempre está cubierto en cualquier época del año.
* Soporte en la organización de reuniones con otros equipos o proveedores (materiales, audiovisuales, salas, catering…).
* Todas las tareas administrativas del día a día como, por ejemplo:
* Coordinación con la fábrica del PLA en temas de Import / Export.
* Solicitud de muestras / envío de muestras.
* Solicitud de Material de Oficina.
* Gestión de nuevas incorporaciones dpt.: User Request / Plan de inducción protocolos, etc.
* Mensajería.
* Soporte con los procedimientos (formación de los nuevos procedimientos al equipo).
* Soporte en la organización de viajes.
* Soporte y ayuda en el día a día.
* Soporte al VP Educación.
* Organización de viajes.
* Liquidación de Visas y Gastos de Viajes.
Cualidades Necesarias:
Es una posición donde una de las principales cualidades es poder realizar varias tareas simultáneamente.
* Ser eficiente para impulsar el crecimiento del dpt: controlar todos los procesos y tener a tiempo las tareas demandadas por el equipo para que puedan centrarse en lo que aporta valor añadido a la marca.
* Establecer fuertes lazos con cada uno de mis compañeros para lograr un buen ambiente de trabajo e inspirarles confianza.
* Intermediario entre nuestro departamento y los demás dpt. de la compañía:
IT / Compras / Finanzas / RRHH - estableciendo buenas relaciones con ellos para ayudar a mi equipo a desbloquear temas rápidamente y que puedan centrarse en el negocio (incidencias liquidaciones, IT, recepciones mercancías en el PLA, etc.)
* En definitiva, persona resolutiva, rápida en la acción y de gran confianza para el equipo.
#J-18808-Ljbffr