Entidad de referencia de servicios financieros, actualmente, necesita incorporar a un / a :
Con la misión de asistir y dar soporte administrativo y logístico a la alta dirección con el objetivo de garantizar al pleno funcionamiento de su agenda y su operativa diaria, en un horario de jornada intensiva de tarde.
Funciones :
Agenda, reuniones y viajes:
Tener actualizada la agenda de la dirección y realizar todas las gestiones necesarias para que se desarrolle según lo previsto.
Gestión de la agenda de la dirección.
Preparación de las reuniones (asistentes, requerimientos técnicos y documentación) y acciones posteriores a las reuniones (escanear y archivar notas o presentaciones).
Atención de las visitas.
Organización y coordinación de itinerarios de viaje, reservas de vuelos, alojamiento y transporte.
Organización y coordinación de desayunos, almuerzos y cenas de trabajo.
Gestión de reuniones virtuales:
adecuación salas y medios telemáticos.
Organización y coordinación logística de la participación de la alta dirección en actos y eventos.
Llamadas, correo y contactos:
Atención telefónica:
Atención, filtro y gestión de llamadas.
Gestión de correo, físico y electrónico. Revisión y distribución a los departamentos oportunos.
Mantenimiento y actualización de la agenda contactos.
Funciones administrativas y documentos:
Control y registro de los gastos en el sistema (SGP) para su pago.
Gestión del archivo físico y electrónico de los diferentes OOGG, comités, presentaciones, cartas, etc.
Gestiones temas personales del CEO.
Castellano y catalán nativo. Inglés nivel advanced.
Disponibilidad de un jornada laboral intensiva de tarde.
Conocimientos de protocolo.
Perfil organizado, discreto, con proactividad y acostumbrado a tratar temas confidenciales o críticos en su día a día. Persona resolutiva, polivalente y flexible.
Dominio de herramientas de ofimática (paquete Office 365), herramientas de trabajo colaborativo, así como en Redes (Linkedin, Blog, …)
Trabajo en equipo, Adaptación a entornos con alta carga de trabajo, capacidad de organización y planificación, búsqueda de información, meticulosidad, aptitudes para la comunicación verbal y escrita.
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