Buscamos una secretaria de Presidencia para trabajar en multinacional de Automoción reportando al Presidente y al Director General.
La posición es estable aunque el contrato será a través de empresa de Outsourcing.
Funciones y Responsabilidades:
* Gestionar las actividades corporativas del equipo directivo tales como programar y preparar las reuniones mediante, atención de visitas, realizar reservas de salas, restaurantes, etc.
* Preparar documentos de reuniones, comunicaciones previas a las reuniones, notificaciones a los asistentes y órdenes del día.
* Coordinar las reuniones y los asistentes.
* Mantener un registro de las actas de las reuniones y los puntos de acción.
* Priorizar todas las comunicaciones, incluyendo correo electrónico, teléfono y en persona para hacer que las actividades propuestas se lleven a cabo.
* Coordinar los preparativos de viaje y alojamiento en toda la empresa para garantizar el uso de proveedores aprobados y el cumplimiento de las políticas de la empresa.
* Apoyo en la organización de eventos donde participa el equipo directivo.
* Gestionar el presupuesto y los gastos del departamento de acuerdo con la política de la empresa; revisar y aprobar las facturas y la conciliación de cuentas. También incluye la preparación puntual de informes de gastos.
* Realización de diversas tareas administrativas (creación de documentos, correos electrónicos, traducciones, resúmenes y cartas, según sea necesario).
* Construir relaciones en toda la organización: correcta comunicación y la colaboración interfuncional trabajando con personas de todos los niveles, procedencias y conjuntos de habilidades.
Condiciones:
Horario 100% presencial: L-J de 9:00-14:00 y 16:00-19:00, V 8:00-14:00 - Jornada intensiva Julio y Agosto (8:00-15:00/9:00-16:00).
Aptitudes y conocimientos deseados:
C1 de Inglés. Experiencia demostrada en multinacionales dando apoyo al Director General o al Presidente. Formación superior. Manejo a nivel avanzado de herramientas ofimáticas. Valorable manejo de SAP.
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