Buscamos un/a Asistente de recepción proactivo/a y organizado/a para gestionar las operaciones diarias de nuestra oficina en Madrid.
El/La candidato/a ideal formará parte del equipo de recepción para mantener un ambiente de trabajo eficiente y productivo, coordinando las actividades administrativas y asegurando el buen funcionamiento de las instalaciones.
Responsabilidades
1. Responder las llamadas entrantes con la mayor prontitud posible y saber filtrar las llamadas correctamente.
2. Atender las consultas de los clientes de manera eficiente y profesional.
3. Atender cualquier petición y dar servicio ya sea por teléfono, correo electrónico o carta.
4. Transferir llamadas indicando el nombre y la empresa de la persona que llama siempre que sea posible.
5. Atender las llamadas inter compañía de manera profesional y eficiente.
6. Dar la bienvenida a los visitantes y clientes de manera apropiada.
7. Proporcionar información precisa siempre.
8. Mantener una imagen profesional y conocimiento del protocolo profesional.
9. Soporte a todos los departamentos: Marketing, Administración de Personal, Dpto. Financiero y Atención al Cliente.
10. Mantener el área de recepción segura, limpia, libre de obstrucciones y en condiciones presentables.
11. Mantener las áreas generales de la oficina y showrooms abastecidas con todo lo necesario para su óptimo funcionamiento.
12. Asegurar el orden y limpieza en coordinación con PRL en las áreas generales, almacenes y halls.
13. Supervisar las maquinarias de la oficina (cafeteras, hervidores, neveras, impresoras) y solicitar suministros cuando sea necesario.
14. Organización de reuniones y caterings.
15. Gestión de las plazas de parking y calendarios de salas de reuniones y showrooms.
16. Realizar compras en línea y recados fuera de la oficina cuando sea necesario.
17. Abrir y distribuir la correspondencia correctamente (en papel y digital).
18. Revisar óptimamente los correos electrónicos y gestionar las solicitudes según corresponda.
19. Verificar y firmar para la entrega de paquetes/cartas.
20. Gestionar la paquetería y envíos según directrices.
21. Dar soporte y seguimiento para resolver incidencias en la correspondencia y envíos.
22. Revisión de facturas de proveedores y control de presupuesto de viajes.
23. Dar soporte a los empleados con la gestión de viajes cuando sea necesario.
24. Transmitir adecuadamente comunicados de la empresa para los empleados según directrices.
25. Realizar tareas administrativas diversas.
26. Revisar y mantener estocaje de papelería, suministros para la cocina, etc.
27. Supervisar y comparar los servicios utilizados por la recepción con el fin de mejorarlos y no sobrepasar los presupuestos permitidos.
#J-18808-Ljbffr