En Circa Worthy tenemos como misión transformar el mercado de la joyería de lujo de segunda mano. Utilizamos nuestra experiencia, tecnología y red de contactos para garantizar que nuestros clientes obtengan el máximo valor por sus joyas. Nos apasiona la calidad, la sostenibilidad y la valoración de alta joyería, diamantes y relojes.
Somos un equipo de personas apasionadas, no solo por nuestro trabajo, sino también por nuestros clientes. Nuestra estructura organizativa fomenta un entorno donde sentirse cómodo para expresar tus ideas. Valoramos las mentes inteligentes y creativas de aquellos que se sienten orgullosos por su trabajo.
Buscamos incorporar a un nuevo componente para nuestro equipo administrativo en Barcelona para asistir en tareas administrativas y de recepción. Se trata de una excelente oportunidad para adquirir experiencia en la industria de los bienes de lujo, aprovechando su formación administrativa.
Responsabilidades
* Crear y gestionar citas de clientes tanto en la base de datos como en el calendario de la oficina.
* Generar y presentar informes diarios de actividad, y otros informes asignados.
* Realizar tareas de compras administrativas, que incluyen, entre otras: registro de datos en software interno y hojas de cálculo de Excel, escaneo de documentos, recopilación y preparación de facturas.
* Preparar con precisión los artículos para su envío, lo que implica: etiquetado, captura de imágenes,, registro en el sistema, facturación y gestión de envíos entrantes y salientes.
* Asistir en la gestión contable, incluyendo: actualización y envío de registros de saldos bancarios, archivo de facturas, planificación de pagos, declaración de impuestos y preparación/envío de informes bancarios mensuales.
* Gestionar el inventario de suministros de oficina y reabastecer según sea necesario. Apertura y cierre de la oficina.
* Apoyar en tareas de marketing.
* Asistir en tareas de recepción, incluyendo: recibir clientes, preparar informes policiales de forma digital y manual, y registrar imágenes de identificación de clientes y sus joyas.
* Responder a correos electrónicos y llamadas de clientes siguiendo los protocolos establecidos por Circa.
* Crear nuevos registros de proveedores y documentación diaria en cumplimiento con las directrices establecidas.
Perfil del candidato
* Comunicador fuerte y empático con habilidades profesionales de comunicación verbal y escrita.
* Capacidad para trabajar de manera transversal con diferentes equipos y partes interesadas dentro de la empresa.
* Altamente organizado, con capacidad para adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio y gestionar múltiples tareas simultáneamente.
* Proactivo, con mentalidad estratégica, orientado a resultados y con ganas de aprender y aportar valor.
* Metódico, ordenado y con una actitud proactiva.
Requisitos
* Mínimo 5 años de experiencia en entornos dinámicos y con plazos ajustados.
* 5 años de experiencia administrativa previa requerida.
* Se valorará experiencia en la industria de bienes de lujo, sin ser imprescindible.
* Excelentes habilidades interpersonales y capacidad para establecer relaciones laborales sólidas tanto interna como externamente.
* Se valorará experiencia en exportación y envíos internacionales.
* Fuertes habilidades analíticas y organizativas, con conocimientos de Microsoft Office y otras aplicaciones relevantes. Experiencia en ERP y CRM será un plus.
* Imprescindible alto dominio del español y catalán (lectura, escritura y conversación fluida) y alto nivel de inglés. La entrevista será en las tres lenguas.
Lo que ofrecemos
* Un entorno de trabajo inclusivo y colaborativo dentro de una organización que valora tu contribución.
* Oportunidades de crecimiento personal y profesional a través de la experiencia laboral y el aprendizaje continuo.
We are Worthy & Circa Jewels. Our combined businesses are here to remake the world of pre-owned luxury jewelry. We use our expertise, technology and connections to get jewelry sellers the absolute most for their jewelry. We are passionate about quality, sustainability, and the valuation of finely crafted jewels.
We are a group of people that are not only passionate about our work but about each other and our customers. Our flat hierarchy and organizational structure create an open environment where all feel comfortable to voice ideas, and we love the smart, creative minds of people who take pride in what they do.
The Administrative Assistant will assist the administrative staff with clerical and reception duties. This is an exciting opportunity to gain experience in the luxury goods industry while utilizing your administrative background.
What You’ll Do
* Create/manage client appointments for both database and office calendar
* Report daily activity reports and check register and other reports as assigned
* Clerical purchasing duties which include but are not limited to: recording data in proprietary company software and excel spreadsheets, scanning documents, invoice collection and preparation
* Accurately prepare items for shipment which includes but is not limited to: labeling, recording images for digital library, stocking into the system, invoicing, and processing inbound and outbound shipments
* Administrative accounting responsibilities which includes but is not limited to: updating and sending check register/bank balance, filing invoices, setting up payment calendar, tax filing, preparing/sending monthly accounting reports
* Order office supplies, restock as necessary, open/close office and elevators
* Assist with Marketing duties
* Assist with reception duties which includes but is not limited to greeting clients, preparing police reports digitally and by hand, and recording client ID and jewelry images
* Respond to client emails and phone calls
* Create new client vendors, documentation on a daily basis in compliance with directives
Who You Are
* A strong, and kind communicator with professional direct verbal & written skills
* Ability to work cross functionally with different teams and company stakeholders
* Highly organized with the ability adapt to changing business needs and ability to manage multiple moving parts
* Self-motivated and results-oriented, strategic thinker with an ability to learn and contribute
* Methodic, organized, and proactive
What You Have
* 5 years experience in a fast paced, deadline oriented environment
* 3-5 years of administrative experience required
* Luxury Goods industry background preferred
* Excellent interpersonal skills with the ability to cultivate good working relationships both internally and externally
* Experience in export/international shipments preferred
* Strong analytical and organizational skills with knowledge of Microsoft office and other relevant applications. ERP and CRM experience a plus
* Must speak, read, and write English as well as Spanish and Catalan, interview will be in English
What We’ll Give You
* A supportive, inclusive culture in an organization that values your contributions
* Opportunities for personal and professional growth through work experience and mentorship