* Gestión y coordinación de la agenda a nivel nacional e internacional (equipos locales, internacionales, cross functional teams, clientes externos, etc.)
* Organización y coordinación de reuniones nacionales e internacionales, tanto online como presenciales: coordinación de todos los materiales necesarios, coordinación de las agendas de los asistentes y asegurar una ejecución excelente.
* Organización de viajes (todas las tareas administrativas que conlleva según la casuística de cada uno)
* Filtro de llamadas
* Liquidación de Visas, Gastos, etc.
* Coordinar tareas departamentales generales que se le requieren, como:
* Cambio de Layout
* Coordinación con General Services (impresión de posters para oficinas, decoración de salas, velar por tener un orden y limpieza en el departamento…)
* Todas las tareas administrativas derivadas del puesto de trabajo (pueden variar según las necesidades del negocio).
Cualidades Necesarias
Para un buen desempeño del puesto de trabajo debe ser una persona organizada, proactiva, con iniciativa y con buenas habilidades comunicativas, que sepa priorizar para facilitar el trabajo diario del SVP.
Debe saber establecer buenas relaciones con todos sus colaboradores directos y superiores, así como con las assistants de otros países para ayudarle a conseguir sus objetivos.
Para REVLON PROFESSIONAL – AMERICAN CREW - CND
* Realización de los pedidos de bienes y servicios SAP.
* Resolución de incidencias de facturas (VIM SAP), pagos a proveedores, pagos anticipados, etc. de Revlon Prof., American Crew y CND.
* Coordinación diaria con el Financial Controller para garantizar que los procesos de la compañía se cumplen y se ejecutan correctamente (MDG, TOA, Política de Viajes, …) así como seguimiento del Budget por marcas / PO’s.
* MDG Process: Realizar todo el proceso de altas, extensión y modificación de proveedores, desde su inicio a fin, realizando el seguimiento exhaustivo para no incurrir en retrasos.
* TOA Process: Grabar en el sistema todos los TOA’s del departamento, asegurando así que se adjunta la documentación necesaria y el control de todos los TOA’s solicitados, así como realizar el seguimiento e ir contactando con los approvers en caso de que se esté dilatando la aprobación.
* Vacaciones del departamento: Elaboración, seguimiento y control del calendario anual de todas las personas del departamento (+ / - 30 pax) para garantizar que el departamento siempre está cubierto en cualquier época del año.
* Soporte en la organización de reuniones con otros equipos o proveedores (materiales, audiovisuales, salas, catering…)
* Todas las tareas administrativas del día a día como, por ejemplo:
* Coordinación con la fábrica del PLA en temas de Import / Export.
* Solicitud de muestras / envío de muestras.
* Solicitud de Material de Oficina.
* Gestión de nuevas incorporaciones del departamento: User Request / Plan de inducción de protocolos, etc.
* Mensajería.
* Soporte con los procedimientos (formación de los nuevos procedimientos al equipo).
* Soporte en la organización de viajes.
* Soporte y ayuda en el día a día.
* Soporte al VP Educación.
* Organización de viajes.
* Liquidación de Visas y Gastos de Viajes.
Cualidades Necesarias
Es una posición donde una de las principales cualidades es poder realizar varias tareas simultáneamente.
* Ser eficiente para impulsar el crecimiento del departamento: controlar todos los procesos y tener a tiempo las tareas demandadas por el equipo para que puedan centrarse en lo que aporta valor añadido a la marca.
* Establecer fuertes lazos con cada uno de mis compañeros para lograr un buen ambiente de trabajo e inspirarles confianza.
* Intermediario entre nuestro departamento y los demás departamentos de la compañía: IT / Compras / Finanzas / RRHH - estableciendo buenas relaciones con ellos para ayudar a mi equipo a desbloquear temas rápidamente y que puedan centrarse en el negocio (incidencias de liquidaciones, IT, recepciones de mercancías en el PLA, etc.)
En definitiva, persona resolutiva, rápida en la acción y de gran confianza para el equipo.
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