Responsabilidades
* Conseguir los resultados del Budget del área de cuotas y de membresía. Preparación de installments y cobros de la membresía. Coordinación y seguimiento con MP services, subcontratados para el apoyo en recuperación de bajas, cobros, actualizaciones de la BD de Alumni.
* Gestión de bases de datos.
* Funciones comerciales y definición de campañas de recuperación de membresía para la fidelización de los Alumni.
* Gestión de equipos de proveedores.
* Relación con IT, gestión de incidencias.
* Gestión de nuevos proyectos en el área de supporting en coordinación con IT y el BI del área de Alumni.
* Responsable del cambio de curso académico incluyendo las condiciones especiales de cada programa.
* Resolución de preguntas y seguimiento de los Alumni en referencia al pago de la cuota.
* Gestionar y reportar el KPI report mensual.
* Control y seguimiento del pago de las facturas de la división en coordinación con Administración.
* Responsabilidades protocolarias con el Comité Ejecutivo de la AA.
* Responsable de la agenda y comunicaciones con el principal órgano de gobierno de la Alumni Association, el Comité Ejecutivo:
* Comunicación agendas a los miembros del CE.
* Preparación de las reuniones trimestrales.
* Seguimiento de confirmaciones.
* Atención y preparación de las reuniones del CE, en contacto con GEO, Audiovisuales y Restauración.
* Coordinación con Dirección General (asistencias y presentaciones).
* Comunicación y organización de los Premios a la Excelencia Investigadora.
* Gestión de agendas del equipo Alumni en reuniones del área y de la agenda de la dirección de Alumni.
* Gestión de agenda, reuniones y reservas de viajes Dr de la división.
* Gestión de agenda de las reuniones del equipo.
* Agenda y logística de los speakers y CE en la GAR.
* Coordinación con Dirección General y Secretaría General.
* Organización del hotel de speakers, moderadores, CE y staff.
* Facturación y control del gasto de la plataforma del evento C-Vent.
* Coordinación de la logística y seguimiento de agenda con los speakers y VIPs durante el evento.
* Control asistencia y coordinar seating VIPs y speakers.
* Tramitar el pago de las facturas de la GAR en Oracle y tramitar el PO number correspondiente.
* Gestión con Administración para automatización del Budget y memoria.
* Seguimiento cumplimiento del Budget.
* Gestión buzón Alumni Association, Alumni Community y Alumni Finance.
* Actualización de los beneficios de la tarjeta de Caixabank: “IESE Alumni Visa Platinum Card”.
* Apoyo logístico y responsable pagos TPV en las “Alumni Reunions”.
* Pago de facturas a los proveedores de los eventos (Oracle).
Educación y Experiencia
* Formación universitaria superior, con interés por la formación.
* Idóneamente con conocimientos sólidos de CRM y ERP y manejo de herramientas avanzadas (BI, pivot tables, macros).
* Conocimiento de las diferentes áreas del IESE y de buena interlocución intra área.
* Conocimiento de los sistemas informáticos del IESE, Pardot, Salesforce, KEBBLAR (gestor de eventos), Peoplesoft, Faculty Planner, Oracle Finance.
Competencias Clave
* Capacidad de gestionar varios proyectos en paralelo.
* Hábil en el manejo de sistemas y con experiencia en tratamiento de datos y plataformas (Peoplesoft, SalesForce), y herramientas de office (Word, Excel y PPT).
* Adaptable al cambio.
* Orientación a la excelencia.
* Orientación al cliente y trato exquisito con perfiles VIP.
* Capacidad de organización y planificación.
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