La persona incorporada realizará trabajos propios de executive assistant derivados de la actividad de la dirección de fábrica y de los departamentos de operaciones, seguridad, servicios técnicos y medioambiente.
Entre tus funciones principales están :
* Realizar aquellos trabajos administrativos y / o de gestión que se le encomienden, o que estén adscritos a la secretaría, para lo que se requiere el conocimiento de un idioma extranjero.
* Organizar y mantener el sistema de información general de la Dirección de Fábrica. Archivos, ficheros, revistas, publicaciones, bibliografías y demás material de información.
* Gestionar la agenda de reuniones y / o visitas del Director de Planta, conforme a las previsiones de disponibilidad y presencia que le indique su superior y en su caso, siguiendo los criterios generales establecidos al efecto.
* Editar normativas, manuales, etc., tanto de la Dirección de Planta como de los Departamentos de Operaciones, Seguridad, Medio Ambiente y Servicios Técnicos, así como colaborar en la aplicación de estos.
* Recepcionar y distribuir la correspondencia y documentación. Redactar correspondencia de trámite, preparándola para su firma y envío, así como mecanografiar informes y demás documentos. Realizar traducciones de informes, memorias, etc., así como de las conversaciones desarrolladas en reuniones, videoconferencias, etc, que se le requieran por el Director de Planta.
* Atender y / o filtrar llamadas telefónicas y visitas tanto nacionales como extranjeras colaborando en la atención de las visitas.
* Confeccionar solicitudes de pedidos a través de las aplicaciones existentes en la Empresa y pequeñas compras para el correcto reaprovisionamiento de materiales, responsabilizándose del mismo.
* Recabar los datos necesarios para la elaboración del informe mensual de la Dirección de Planta, Comité de Dirección, etc., elaborando las presentaciones y gráficos necesarios.
* Utilizar los equipos y software informáticos, tales como : tratamiento de textos, hojas de cálculo, comunicaciones, bases de datos, etc. para el desarrollo de su puesto de trabajo.
* Observar las normas de calidad, seguridad y medio ambiente, así como las políticas y normas generales de la Empresa
* Realizar otros trabajos complementarios, no reseñados aquí, a su función principal, que requieran ser efectuados en orden a una mayor eficacia y plena actividad
* Formación Oficial Mínima Profesional o Ciclo Superior,valorándose titulaciones superiores.
* Experiência mínima de 3 años como executive assistant.
* Nível alto de MS Office, especialmente nível alto de Outlook y herramientas ofimáticas.
* Se valorará experiência en manejo de herramienta SAP y realización de pedidos.
Cepsa garantiza la igualdad de oportunidades, identificando y desarrollando todo el potencial de las personas en función exclusivamente de sus capacidades para el desempeño de sus funciones.
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