Executive Assistant con Inglés - Fundación
Estamos buscando un o una Executive Assistant con nivel alto de Inglés, para Fundación ubicada en la zona de Plaza Castilla (Madrid).
Responsabilidades
* 37 horas semanales (de lunes a jueves de 9 a 17:30h con 30 minutos para comer. Viernes de 9:00h a 14:00h. Puntualmente por necesidades de la dirección, este horario podrá ser cambiado).
* Salario de 45.000€ euros / brutos anuales.
* Gestión y organización de la agenda de la directora, incluyendo la planificación de los compromisos, citas, reuniones, viajes o cualquier otro tipo de compromiso, asegurando el cumplimiento de los objetivos previstos.
* Actualización periódica de los contactos de la directora.
* Labores de RR.PP. con determinados contactos de la Fundación.
* Asistencia presencial a determinadas reuniones, tanto externas como con el equipo directivo de la Fundación. Preparación del orden del día y convocatorias, gestión de los documentos necesarios para la reunión, redacción de las actas/resumen de la reunión, y seguimiento de las decisiones adoptadas.
* Recepción de las visitas que acudan a la Fundación, atendiéndolas ocasionalmente por indicación de la directora.
* Planificación y organización de ciertas reuniones/actividades de dirección o institucionales cuidando todos los detalles, desde el lugar del evento hasta los refrigerios y necesidades logísticas.
* Atención a llamadas telefónicas, correspondencia y correo electrónico de la directora, generando las respuestas y haciendo el seguimiento pertinente.
* Elaboración de presentaciones, informes, palabras, etc.
* Responsable directo del archivo documental de la directora, incluyendo escaneo, clasificación y archivado de documentos físicos y digitales.
* Organización y gestión de determinadas reuniones de alto nivel de los directores.
* Seguimiento de las tareas surgidas en las reuniones del comité de dirección o de reuniones con la directora Gerente.
* Redacción y chequeo de presentaciones, comunicaciones escritas y reportes.
* Planificación de los trabajos de la secretaría.
* Organización y supervisión de las tareas de la auxiliar de secretaría, así como de su formación.
* Elaboración de documentos y trámites de comunicaciones internas o externas requeridas por la dirección.
* Supervisión de la organización y control del archivo documental conforme a las directrices establecidas por la Fundación.
Requisitos Mínimos
* Alto nivel de competencia profesional en inglés.
* Al menos 6 años de experiencia en cargos similares.
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