Misión y Visión
Apoyar al responsable del departamento en el desarrollo e implementación de la estrategia departamental establecida en el hotel, comprometiéndose a lograr la excelencia en la satisfacción del cliente y la optimización de los recursos económicos y humanos bajo su responsabilidad.
Funciones y Responsabilidades
* Actuar como enlace entre el grupo y el hotel, siendo la única persona responsable del grupo después de la firma del contrato.
* Realizar cotizaciones para eventos sociales y reuniones con menos de 10 habitaciones que lleguen al hotel, con el objetivo de obtener el mayor negocio posible en restauración, salones y otros servicios.
* Asegurar la coordinación de todos los detalles operacionales del grupo y de los eventos, informando a todos los departamentos involucrados.
* Elaborar resúmenes de grupo y órdenes de servicio de Alimentos y Bebidas, distribuyéndolos al menos 7 días antes de la llegada del grupo o fecha del evento.
* Recibir el expediente de grupo y realizar una llamada conjunta al cliente para confirmar servicios contratados.
* Asegurar las necesidades del cliente y realizar el up-selling de alimentos & bebidas y servicios, maximizando ventas y beneficio.
* Llevar a cabo el seguimiento de depósitos y pagos, actualizar facturas pro-forma y enviarlas al cliente cuando sea necesario.
* Solucionar contratiempos con grupos o eventos y realizar un seguimiento adecuado con el cliente.
* Ejecutar el cierre de los expedientes con toda la información recibida.
* Informar a todos los departamentos del hotel sobre comentarios de los clientes sobre el evento o grupo.
* Mantener el contacto continuo con el cliente durante la estancia del grupo, apoyar la operación y asegurarse de que todo se desarrolla como planificado.
* Realizar la revisión de la facturación del grupo/evento y participar en las reuniones diarias de órdenes de servicio y resúmenes de grupos.
* Planificar y ejecutar la reunión pre-convención (pre-con) para establecer una relación directa entre jefes de departamento y meeting planner.
* Hacer el seguimiento con el cliente al finalizar el evento, llevar a cabo una entrevista para evaluar la satisfacción y futuras oportunidades de negocio.
* Enviar un email de agradecimiento al meeting planner/cliente final tras la salida del grupo del hotel.
* Dar la bienvenida al cliente/Meeting Planner y establecer una relación personal con el hotel.
* Participar en visitas de inspección, dando apoyo al departamento de grupos/ventas.