Desde la División de Assistants & Executive Support de LHH Recruitment Solutions, seleccionamos para reconocida empresa líder en su sector un/a Personal Assistant & Office Manager con inglés bilingüe:
Funciones de Office Manager: (65%)
* Estando ubicada en la recepción de la oficina, la persona seleccionada se encargará del buen funcionamiento de las mismas.
* Contacto y negociación con proveedores/as.
* Control de facturas.
* Pedidos de material de oficina y otros suministros.
* Coordinar el equipo de limpieza y mantenimiento.
* Resolver cualquier incidencia que surgiera en el día a día.
* Organización de eventos empresariales y atención de visitas.
* Apoyo a otros departamentos (área financiera, etc.).
* Gestión de salas de reuniones y mensajería.
* Gestión y custodia de documentación sensible y confidencial.
* Gestiones con organismos públicos, notarías o gestorías externas.
Funciones de PA: (35%)
* Dará soporte profesional a la dirección de la empresa.
* Cierto soporte personal a los/as directivos/as. Gestión del buen funcionamiento de la residencia de la dirección en Madrid.
* Gestión de agendas complicadas y cambiantes.
* Organización de viajes, así como toda la logística necesaria para los mismos.
* Gestión de reservas, alojamientos, vuelos, restaurantes, etc.
* Filtro de llamadas telefónicas.
* Gestión de los gastos de los/as ejecutivos/as relacionados con viajes.
* Organización de reuniones a nivel nacional e internacional, tanto internas como externas.
* Seguimiento pertinente de tareas, teniendo especial importancia a los cambios de última hora que puedan surgir.
* Servir como filtro y enlace entre los/as directivos/as o cualquier otra persona, tanto externa como interna de la empresa.
* Gestionar el flujo de información de manera oportuna y correcta, con total discreción y confidencialidad.
* Proporcionar a la dirección apoyo en general, para que su día a día pueda ser más eficiente y eficaz.
* Otras tareas de soporte relativas al puesto.
Requisitos Imprescindibles:
* Experiencia consolidada en posiciones similares (OM y/o PA).
* Imprescindible flexibilidad horaria, atendiendo siempre a las necesidades del/la ejecutivo/a.
* Vocación de servicio.
* Buenas habilidades informáticas.
* Inglés bilingüe / total fluidez.
* Discreción y confidencialidad.
Valorable:
* Formación relacionada con la administración, secretariado internacional, relaciones institucionales, protocolo o eventos.
* Experiencia en la realización de reportes, informes y presentaciones en ppt.
Responsabilidades:
* Contrato indefinido.
* Horario de L-V: 9-18.30h y V hasta las 14.30h. Jornada intensiva en agosto.
* Posición 100% presencial.
* Salario 40.000€ brutos anuales.
* Oficinas en el centro de Madrid.
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