Entidad de referencia de servicios financieros, actualmente, necesita incorporar a un/a:
SECRETARIA DE ALTA DIRECCION
Con la mision de asistir y dar soporte administrativo y logistico a la alta direccion con el objetivo de garantizar al pleno funcionamiento de su agenda y su operativa diaria, en un horario de jornada intensiva de tarde,
Funciones:
Agenda, reuniones y viajes: Tener actualizada la agenda de la direccion y realizar todas las gestiones necesarias para que se desarrolle segun lo previsto.
* Gestion de la agenda de la direccion.
* Preparacion de las reuniones (asistentes, requerimientos tecnicos y documentacion) y acciones posteriores a las reuniones (escanear y archivar notas o presentaciones).
* Atencion de las visitas.
* Organizacion y coordinacion de itinerarios de viaje, reservas de vuelos, alojamiento y transporte.
* Organizacion y coordinacion de desayunos, almuerzos y cenas de trabajo.
* Gestion de reuniones virtuales: adecuacion salas y medios telematicos.
* Organizacion y coordinacion logistica de la participacion de la alta direccion en actos y eventos.
Llamadas, correo y contactos:
* Atencion telefonica: Atencion, filtro y gestion de llamadas.
* Gestion de correo, fisico y electronico. Revision y distribucion a los departamentos oportunos.
* Mantenimiento y actualizacion de la agenda contactos.
Funciones administrativas y documentos:
* Control y registro de los gastos de en el sistema (SGP) para su pago.
* Gestion del archivo fisico y electronico de los diferentes OOGG, comites, presentaciones, cartas, etc.
* Gestiones temas personales del CEO.
Requisitos:
* Diplomatura o licenciatura.
* Castellano y catalan nativo. Ingles nivel advanced.
* Disponibilidad de un jornada laboral intensiva de tarde.
* Conocimientos de protocolo.
* Perfil organizado, discreto, con proactividad y acostumbrado a tratar temas confidenciales o criticos en su dia a dia. Persona resolutiva, polivalente y flexible.
* Dominio de herramientas de ofimatica (paquete Office 365), herramientas de trabajo colaborativo, asi como en Redes (Linkedin, Blog, )
* Trabajo en equipo, Adaptacion a entornos con alta carga de trabajo, capacidad de organizacion y planificacion, busqueda de informacion, meticulosidad, aptitudes para la comunicacion verbal y escrita.