Administrative Service Manager
Hays es una consultora de selección líder mundial, donde incorporamos, formamos y desarrollamos al mejor talento. Somos expertos en el mercado laboral y en España llevamos más de veinte años operando desde 6 oficinas a nivel nacional (Barcelona, Bilbao, Madrid, Sevilla, Valencia y Zaragoza) dando servicio a diferentes divisiones. Como organización que da prioridad a las personas, potenciamos a las personas con talento en su trayectoria profesional, ayudándolas a conseguir el trabajo o proyecto que se ajuste a sus habilidades y aspiraciones.
¿Quieres unirte a Hays?
En Hays valoramos y fomentamos el talento, nuestra prioridad son las personas y es por eso que estamos buscando un Administrative Service Manager, para asegurarnos de seguir dando el mejor servicio.
¿Qué buscamos?
Buscamos una persona positiva, proactiva, con clara orientación a servicio y a negocio. Con capacidad para liderar proyectos, ser resolutiva y establecer prioridades.
Tus responsabilidades serán:
* Supervisión y coordinación de actividades administrativas diarias:
o Asegurar que todas las operaciones administrativas se realicen de manera eficiente y conforme a las políticas de la empresa.
o Coordinar el trabajo del personal administrativo y asignar tareas según las necesidades operativas.
* Cumplimiento de normativas laborales y fiscales:
o Asegurar que la empresa cumpla con todas las leyes y regulaciones laborales y fiscales vigentes.
o Resolución de dudas a consultores en materia laboral.
o Coordinación con el departamento de legal para la resolución de dudas, así como las consultas a las asesorías externas.
o Control de conciliaciones SMAC, seguimiento de procedimiento interno para los despidos, coordinación de agendas, e información a los representantes y colaboración con los abogados internos y externos en caso de juicios.
o Gestionar auditorías internas y externas para verificar el cumplimiento normativo.
o Preparación de inspecciones.
o Revisión en el sistema y envío de datos para SIGETT, así como la introducción de datos de masas salariales y avales anuales.
o Relación con Asempleo, así como la revisión de datos y envío mensual de los mismos en materia de contratación y facturación desde el sistema.
* Contratación y Administración de personal:
o Asegurar el servicio al nuevo empleado/a. Establecer el proceso de Onboarding.
o Gestionar la elaboración y renovación de contratos laborales.
o Supervisar el proceso de nóminas, asegurando que los empleados reciban sus pagos de manera precisa y puntual.
o Resolución de dudas a los empleados/as.
o Gestionar de formaciones PRL.
o Gestión de la plataforma formativa.
* Identificar y proponer mejoras en los procesos administrativos con el objetivo de mejorar su eficiencia.
* Implementar nuevas tecnologías y herramientas que faciliten la gestión administrativa.
* Revisión de los márgenes mensuales, correcciones en coordinación con facturación y payroll, e ingreso de datos en resultados.
* Revisión de dimensiones de los consultores con contabilidad.
* Preparación y ayuda al negocio de los reportes requeridos del sistema, así como la ayuda en las parametrizaciones necesarias para los mismos.
* KEY user de NET4 (formación, asistencia, detección de nuevas necesidades, contacto con el proveedor).
* Soporte Clientes y facturación:
o Revisión de los datos de facturación de los clientes.
o Soporte con el cliente para los procesos en la web (aprobaciones, firmas, revisión y consecución de documentación contractual).
o Gestión de portales de Coordinación de Actividades Empresariales de clientes.
o Seguimiento y solicitudes de PO a los clientes, así como la actualización de éstas en el sistema.
o Revisión con administración de las presencias y la incorporación y confirmación de incidencias o conceptos exclusivos de facturación.
o Cierre de facturación mensual y de finalizaciones.
o Resolución de dudas de facturación, así como gestión de incidencias, y correcciones en coordinación con invoicing.
o Consecución de documentación adicional necesaria de los clientes (evaluaciones de riesgos, calendarios).
* Coordinación con otros departamentos:
o Colaborar con los departamentos de recursos humanos, finanzas, ventas y operaciones para asegurar una comunicación fluida y una gestión integrada.
o Facilitar la resolución de problemas interdepartamentales y promover el trabajo en equipo.
Te desarrollarás en un ambiente multinacional, en la Firma de Talento número uno a nivel mundial.
Si deseas formar parte, te presentaremos nuestro Hays Deal! Envia tu candidatura!
Hays Working for your tomorrow.
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