GROUPS & EVENTS COORDINATOR - Meliá Valencia
Location: Valencia, VC, ES
Maximiza el beneficio en todas las áreas del hotel a través de la planificación y la coordinación de grupos, y la contratación y planificación de eventos en el hotel, asistiendo para ello directamente al meeting planner o al cliente asegurando en todo momento que los estándares de calidad y servicio sobrepasan las expectativas de los clientes.
A partir de la firma de contrato, será la única persona responsable del grupo, actuando como enlace entre el grupo y el hotel.
Responsabilidades:
1. Realizar cotizaciones para todas las peticiones de eventos sociales y reuniones con menos de 10 habitaciones que lleguen al hotel.
2. Asegurar la coordinación de todos los detalles operacionales del grupo y de los eventos, informando de modo efectivo a todos los departamentos involucrados.
3. Elaborar los resúmenes de grupo, así como las órdenes de servicio de Alimentos y Bebidas, distribuyéndolos al menos 7 días antes de la llegada del grupo o de la fecha del evento.
4. Recibir el expediente de grupo del Coordinador de Venta de Grupos, revisando el contrato, el programa y los salones bloqueados si los hubiera.
5. Asegurar las necesidades del cliente para así empezar el up-selling de Alimentos & Bebidas y servicios.
6. Llevar a cabo el seguimiento de depósitos y pagos de acuerdo con las fechas estipuladas en el contrato.
7. Solucionar cualquier contratiempo con el grupo o evento y realizar el seguimiento adecuado con el cliente.
8. Ejecutar el cierre de los expedientes con toda la información recibida.
9. Durante la estancia del grupo, estar presente en el hotel, manteniendo el contacto continuo con el cliente.
10. Realizar la revisión de la facturación del grupo/evento.
11. Participar en las reuniones diarias de órdenes de servicio (Alimentos y Bebidas) y de resumen de grupos.
12. Planificar y ejecutar la reunión pre-convención para asegurarse de que se establece una relación directa entre los jefes de departamento y el meeting planner.
13. Hacer el seguimiento con el cliente al finalizar el evento.
14. Enviar un e-mail de agradecimiento al meeting planner y/o cliente final tras la salida del grupo.
15. Dar la bienvenida al cliente (meeting planner), estableciendo una relación personal con el hotel.
Requisitos:
1. Experiencia mínima de 2 años en una posición similar.
2. Conocimientos de la operativa de grupos y coordinación de eventos.
3. Persona organizada, resolutiva, con predisposición y facilidad de trabajo en equipo.
4. Capacidad de negociación, perfil comercial, orientación a objetivos, habilidades analíticas.
5. Manejo profesional de paquete Office y Outlook.
6. Idiomas: nivel alto de inglés y español. Valorable otros idiomas.
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