MARLEX selecciona para importante multinacional un/a Secretaria Assistant (Inglés Avanzado).
Misión: Dar soporte administrativo y técnico a la dirección.
Funciones:
1. Agenda Directores.
2. Cerrar y convocar reuniones en coordinación con los Directivos y las distintas unidades del negocio, priorizando en función de la urgencia e importancia de los temas a tratar.
3. Organización de reuniones internas y externas (clientes, proveedores, etc.).
4. Conferencias internacionales.
5. Eventos: invitaciones a las convocatorias de comunicación interna.
6. Confirmaciones y control de asistencia.
7. Reserva de salas y supervisión de necesidades y catering.
8. Gestión de pedidos y facturas.
9. Manejo de herramienta interna.
10. Contacto con proveedores, coordinación con el área de compras, resolución de incidencias y seguimiento de presupuesto.
11. Organización de viajes: Directores y equipo.
12. Realizar las peticiones de vuelos y hoteles a través de la herramienta corporativa.
13. Asegurar opciones más económicas, previa aprobación del viaje.
14. Gastos Directores: Gestión a través de SAP Concur.
15. Gestión coches (renovaciones, cambios, taller).
16. Coordinación vacaciones de equipo y días de teletrabajo.
17. Gestión básica de contenidos: Publicación de contenidos regulares o básicos en la intranet.
18. Formatos y traducción de presentaciones y comunicados.
19. Supervisión del buzón genérico de Comunicación Interna.
20. Pedido de material de oficina para el departamento (tarjetas de visita, materiales impresos, etc.).
21. Gestión documental y archivo de materiales del departamento.
22. Atención a visitas tanto internas como externas: Solicitud procedimiento con área de seguridad. Recepción y despedida. Atenderles mientras dure la visita.
23. Atención telefónica (Filtrar llamadas dirigidas a los Directivos, pasar notas de las llamadas a los responsables de cada temática dentro del departamento).
Requisitos:
1. Muy valorable Formación especializada en Secretariado de Dirección.
2. Imprescindible Inglés nivel avanzado (C1-Advanced), se hará prueba de nivel.
3. Excelente manejo del paquete Office.
4. Experiencia en puesto similar mínima 5 años.
5. Deseados conocimientos mínimos de gestión de otras plataformas digitales para gestión de contenidos y conocimiento de la organización y de funciones de comunicación corporativa.
6. Incorporación inmediata.
7. Persona discreta, autónoma, proactiva.
Se ofrece:
1. Contrato estable.
2. Retribución Bruta Anual: 28k.
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