El final del verano está a la vuelta de la esquina y la actividad ya empieza a sentirse en la mayoría de las empresas de nuestro país. Las oficinas comienzan a llenarse y los teléfonos vuelven a sonar.
Si eres de esos que prefieres cogerte las vacaciones a finales de agosto/principios de septiembre en este artículo te damos algunos sobre cómo gestionar tu bandeja de entrada:
1. Gestiona tu email desde el menú de opciones/herramientas: Aunque cada cliente de correo electrónico es diferente la mayoría permiten activiar la respuesta autómatica desde la sección herramientas/opciones/parámetros.
2. No crees una sola respuesta automática: Es uno de los errores más comunes. Es muy importante que tengas en cuenta tu destinatario en el momento de crear una respuesta automática. Gracias al uso de los filtros, podrás asegurarte que tus compañeros, jefes y clientes no recibirán el mismo tipo de mail de respuesta.
3. No olvides el contenido indispensable: El objetivo de este mail es informar al destinatario de tu ausencia por eso es importante que los siguientes datos aparezcan en tu mail:
- Frase de disculpa- Aunque todos tenemos derecho a partir de vacaciones, tus clientes te agradecerán que añadas una frase de disculpa por no estar disponible en este momento.
- Fechas de tu ausencia- Especifica bien que días están incluidos. Puedes optar por indicar las fechas de tu ausencia (1 al 15 de septiembre, ambos incluidos) o por indicar la fecha de tu retorno de vacaciones (a partir del 16 de septiembre estaré disponible)
- Teléfono o mail de la persona a contactar en caso de emergencia. Probablemente todos tus compañeros no estén al corriente de tus dosieres pero tus clientes se sentirán más seguros si tienen un número de teléfono a quién llamar si las cosas se ponen complicadas.
4. Relectura: Aunque parece una tontería muchos mails de respuesta automática contienen errores en las fechas de ausencia o en el teléfono de contacto. Nunca está de más, realizar una prueba con tu mensajería personal para comprobar que todo está correcto.
5. Algunos ejemplos de mail de respuesta automática: Esperamos que nuestros ejemplos te ayuden a crear un mail de respuesta autómatica eficaz:
"Gracias por contactarme. Estaré fuera de la oficina dede el [FECHA] hasta el [FECHA].
En casos urgentes, ruego reenvíe su e-mail a [EMAILS]Disculpe las molestias que mi ausencia pueda ocasionarle.
Saludos cordiales,"
"Del [FECHA] al [FECHA] estaré de vacaciones fuera de la oficina. Mi acceso al correo electrónico será limitado.
Si se trata de un tema urgente, puede ponerse en contacto con el señor [Apellido] en el mail [EMAILS] o en su teléfono [Teléfono].
Le ruego que disculpe las molestias que mi ausencia pueda provocarle.
Un saludo"
"Gracias por tu mail.
Estoy ausente de la oficina por vacaciones. Durante mis vacaciones no tendré acceso a mi correo electrónico. Leeré tu mensaje a partir del [FECHA].
Si tienes algún problema, puedes contactar con mi compañero [Nombre y Apellido] : [EMAIL] o en su teléfono [Teléfono].
Cordialmente"
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